4 Nuovi benefici di un sistema VoIP per le tue Unified Communications e Collaboration
La gestione della comunicazione interna ed esterna alle organizzazioni è un tema cruciale oggi e la comunicazione tramite voce resta uno dei canali cardine in ambito professionale. Allo stesso tempo il numero di chiamate e interni aumentano, così come le interazioni tra interni e da/verso l’esterno diventano maggiormente strutturate e richiedono efficienza a livello aziendale.
Comunicazione e collaborazione vanno sempre di più di pari passo, inoltre, e sempre di più andiamo alla ricerca servizi di telefonia e di videoconferenza professionali che siano integrabili, attivabili facilmente con la massima immediatezza. In questo contesto il VoIP è in continua evoluzione e alla ricerca di miglioramenti per i sistemi di comunicazione. I centralini sono un nodo cruciale e sono tra i dispositivi che stanno subendo aggiornamenti in modo rapido.
A che punto siamo arrivati con l’innovazione dei sistemi VoIP? A quali vantaggi posso oggi accedere nella scelta dei sistemi VoIP per le mie Unified Communications?
1. Integrazione
Oggi diamo per scontata l’integrazione di diverse app e dispositivi, basta pensare alla domotica o anche semplicemente a quanti dispositivi possiamo collegare insieme a uno smartphone. Anche in ambito professionale sia per studi professionali che piccole, medie o grandi aziende la tendenza è di combinare di più tipologie di prodotti e soluzioni dalla telefonia, alle cuffie, ai dispositivi per audio e video conferenza, fino al mix di personal computer, fissi o smartphone, gestionali e CRM e così via. Una soluzione che sia capace di integrarsi con più brand ed end point fornisce una marcia in più a un’organizzazione ed è un aspetto cruciale anche in virtù della sempre più frequente mobilità.
2. Aggiornamenti
Che siano automatici oppure manuali la possibilità di aggiornare un dispositivo consente di poterlo tenere in vita più a lungo senza doverlo necessariamente sostituire. Consente di ottenere standard di sicurezza sempre alti e performance al passo con le nuove migliorie oltre che avere le funzionalità più recenti rilasciate dai produttori. Soluzioni VoIP aggiornabili, dunque, consentono una scalabilità che riesca a far fronte da un lato alla crescita di necessità per l’espansione di un’organizzazione dall’altro ai bisogni che evolvono nel naturale e veloce processo di innovazione del ventunesimo secolo.
3. Interfacce
User friendly, front end development, alcuni di noi ne sentono parlare più di altri ma tutti ci scontriamo quotidianamente con un’interfaccia da quando accendiamo il PC a quando chiudiamo una app. Il concetto di design sempre di più include l’incontro di estetica e funzionalità che ci permettono di navigare in modo intuitivo, gradevole e semplice tra le molte funzionalità che una dashboard può includere. Soprattutto per chi si trova a configurare un dispositivo ma anche per chi dovrà utilizzarlo, l’interfaccia migliore è quella che consente facile fruizione e in determinati casi anche un buon livello di personalizzazione e scorciatoie.
4. Automatizzazione dei processi
Possiamo prenderci una pausa e garantire che un servizio possa continuare ad essere fornito? L’automatizzazione di alcuni processi può aiutarci. Ad esempio, per i centralini, avere percorsi preimpostati o messaggi registrati aggiunge valore nel supporto a un cliente o a un collega. Quanti di noi hanno continuato a sentire nella propria testa musiche di attesa interminabili, gli IVR e i reindirizzamenti possono essere combinati per accorciare anche eventuali tempi di attesa, consentire una gestione tramite code, creare dei percorsi anche maggiormente strutturati per dare un’informazione a chi ha bisogno di supporto. In sostanza, gli automatismi possono migliorare i nostri flussi durante l’operatività e perché no, consentirci di liberare la mente al di fuori dell’orario lavorativo o durante una pausa.
Abbiamo selezionato solo alcuni dei vantaggi che oggi il VoIP può permetterci di ottenere. Non tutti abbiamo le stesse necessità o organizzazioni e questi 4 aspetti ci sono sembrati i più trasversali e quelli maggiormente legati alla flessibilità che oggi più che mai viene chiesta dal mondo del lavoro ma che negli ultimi decenni è anche connaturata in un progresso tecnologico sempre più veloce.