Al giorno d’oggi, con la comunicazione che è diventata più rapida e multidimensionale, il telefono fisso sembra un oggetto d’altri tempi. Le chat e le videochiamate sono entrate nella nostra vita quotidiana e l’idea di avere ancora un oggetto sulla scrivania, inamovibile, destinato solo alle telefonate (di lavoro per di più), sembra quasi uno spreco.
Eppure, il telefono è uno strumento essenziale e ancora popolare, e nessuno ha intenzione di mandarlo in pensione presto: infatti, secondo RingCentral, il 65% dei lavoratori preferisce usare il telefono da scrivania e il 75% dei clienti crede che chiamare una compagnia sia il modo più veloce per ricevere risposta. Inoltre, il 91% degli intervistati è fortemente convinto che le telefonate siano un importante metodo di comunicazione per fini commerciali. Dunque, il telefono rappresenta ancora un valore per i dipendenti e per i customer.
I vantaggi dei telefoni VoIP
Il 62% dei lavoratori vorrebbe avere integrazioni di segreteria e di messaggistica sul proprio telefono. Questa tendenza verso una comunicazione unificata è riscontrabile anche nelle tipologie di telefoni desk attualmente più comuni: nel settore enterprise, i telefoni VoiP stanno prendendo il sopravvento su quelli analogici, poiché i dispositivi VoIP facilitano le comunicazioni voce e multimedia. I vantaggi, in effetti, sono molteplici:
- COSTI RIDOTTI: non impiegando la rete telefonica tradizionale, ma la rete internet, è naturale che i costi vengano abbattuti drasticamente. Che si tratti di una chiamata nazionale o intercontinentale, l’utente paga solo per la connessione internet che, in ogni ufficio, è naturalmente già presente;
- MULTIFUNZIONALITÀ: un telefono VoIP può gestire teleconferenze in multipoint, può inoltrare e ricevere telefonate da qualsiasi computer desktop o portatile, può dare accesso a funzionalità come l’elenco telefonico e la rubrica, può ricevere fax;
- FLESSIBILITÀ: grazie alla portabilità del numero telefonico, si può spostare il proprio contratto telefonico a un gestore di fogna VoIP e mantenere il proprio numero di telefono. Inoltre, grazie al fatto che la voce viaggia sulla rete internet, qualsiasi postazione connessa alla rete può ospitare un telefono VoIP, permettendo di portare, in caso d’emergenza, il telefono d’ufficio a casa.
Come scegliere il telefono giusto?
In un ambiente enterprise, al giorno d’oggi, il telefono non può limitarsi soltanto a ricevere ed effettuare chiamate, ma dovrebbe avere una serie di caratteristiche che possano rendere la vita lavorativa più semplice ed efficiente. In commercio esistono diversi modelli di telefoni IP, in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza: da chi vuole passare a un sistema VoIP per la prima volta a chi vuole fare un upgrade per essere al passo con le nuove tecnologie UC, esistono diverse funzionalità interessanti che bisogna considerare prima dell’acquisto di un telefono di nuova generazione:
- Vivavoce: funzionalità base, ma essenziale in un ambiente lavorativo. Questa tecnologia hands-off si basa sulla presenza di un microfono e speaker esterni;
- Attesa: la possibilità di gestire più chiamate in contemporanea, mettendo in attesa una in favore di un’altra in arrivo, è un must-have per gli uffici;
- Rubrica: un’altra funzionalità base che permette di avere facile accesso ai numeri utilizzati più frequentemente e alle chiamate effettuate e perse;
- Blocco chiamate: è un filtro che permette di memorizzare numeri fastidiosi, e bloccare chiamate come quelle provenienti da call center;
- Conferenza: nei nuovi modelli, esiste la possibilità di poter gestire una chiamata con più partecipanti;
- Sensori: in ambienti particolarmente affollati e rumorosi, i sensori led possono essere d’aiuto segnalando l’utente delle chiamate in arrivo, mentre i sensori di luminosità possono regolare in autonomia la luminosità dello schermo in base alla luce nell’ambiente;
- Tasti multifunzione: è molto utile valutare il numero di tasti multifunzione programmabili di un telefono. Generalmente possono essere utilizzati come BLF retroilluminati per indicarci se il telefono del nostro collega è occupato, oppure possono essere programmati per comporre agevolmente una numerazione tramite selezione rapida o attivare una funzione avanzata;
- Porte Ethernet: il numero e la tipologia di porte Ethernet è importante quando si hanno postazioni con telefono e PC servite da un singolo cavo Ethernet. Infatti, in questi casi, sarà il telefono che dovrà fornire la connettività al PC tramite bridge, dunque avere due porte Gigabit è fondamentale.
Non bisogna poi dimenticare il design che, specialmente nell’ufficio moderno che tende sempre più verso il concetto di open space, assume più valore: i telefoni VoIP di oggi hanno tendenzialmente display a colori ad alta risoluzione che, nei modelli di fascia medio-alta, sono anche touch screen.
Per avere una guida per orientarsi nell’acquisto di un nuovo telefono per l’ufficio, leggi il nostro articolo sul perché i telefoni sono così resilienti.